Apostille – to ważne poświadczenie, że dany dokument pochodzi z właściwego urzędu. Niezależne, honorowane zagranicą apostille potwierdza autentyczność podpisu, pieczęci oraz urzędu wydającego dokument. Jak je uzyskać i jak się nim posługiwać – podpowiadamy!
Polska i Norwegia są stronami Konwencji Haskiej, regulującej przepisy o apostille. By móc posłużyć się dokumentem pochodzącym z Norwegii w Polsce, należy w miejscowym urzędzie uzyskać apostille.
Pracujesz i mieszkasz w Norwegii? Chcesz załatwiać sprawy urzędowe w Polsce lub innych krajach? Apostille na dokumentach pochodzących z Norwegii możesz uzyskać u wojewody (Fylkesmannen).
Apostille – podpowiedzi
Kwestia apostille to – wbrew francuskiej nazwie – bardzo proste zagadnienie.
Apostille czyli legalizacja – formalność często niezbędna, by dokument przygotowany przez władze norweskie był honorowany w Polsce (lub w innych miejscach zagranicą lista krajów dostępna TU). W praktyce czynność ta trwa kilka chwil i nie wymaga rejestracji w urzędzie ani dłuższego oczekiwania.
W Norwegii dokumenty typu „akt urodzenia dziecka” czy „akt zgonu” potwierdza od ręki wojewoda czyli Fylkesmann. Przykładowo w rejonie Oslo urząd odpowiedzialny za apostille znajdziecie TU.
Poniżej przykład legalizacji dokumentu w Polsce.
Przyjrzyjmy się, jak zalegalizować dokument taki jak akt małżeństwa?
Sam akt małżeństwa, żeby był honorowany w innym kraju, musi być przygotowany na druku unijnym. Przy procedurze łączenia rodzin przydaje się taki dokument wraz z potwierdzeniem apostille. Akty stanu cywilnego, które posiadają pieczęć okrągłą Urzędu Stanu Cywilnego, pieczątkę imienną urzędnika oraz podpis, mogą mieć nadaną klauzulę apostille. Potwierdza się tylko oryginalny dokument, nie kserokopię czy wydruk z epuap. Opłata za wydanie apostille wynosi 60 zł za każdy poświadczany dokument.
Sprawę w Polsce załatwia się w Ministerstwie Spraw Zagranicznych osobiście lub przez osobę trzecią bądź korespondencyjnie. Wizyty osobiste należy umawiać przez system e-konsulat.
Zalegalizowany w MSZ akt małżeństwa przedstawiamy następnie w przedstawicielstwie dyplomatycznym Norwegii (oczywiście wtedy, gdy dokument będzie używany w Norwegii). Dopiero wtedy kończy się proces uwierzytelnienia dokumentu.
Jak uwierzytelniać dyplomy, świadectwa i certyfikaty?
W zależności od rodzaju dyplomy lub świadectwa, procedura potwierdzania takich dokumentów nieco się różni. MSZ zajmuje się takimi dokumentami, ale wymagane jest najpierw potwierdzanie ich w innych miejscach.
I tak dla przykładu:
- dokumenty wydane przez uczelnie wyższe muszą być w pierwszej kolejności potwierdzone przez NAWA (Narodowa Agencja Wymiany Akademickiej)
- dokumenty wydane przez uczelnie artystyczne potwierdza w pierwszej kolejności MEN
- podobnie jest ze świadectwami szkolnymi, świadectwami dojrzałości itp., ale niektórych wypadkach pierwszy etap uwierzytelnienia wykonuje kuratorium lub dyrektor okręgowej komisji egzaminacyjnej. Tu w razie wątpliwości szczegółowych informacji udzieli Ministerstwo Edukacji Narodowej.
A teraz przykład legalizacji dokumentu w Norwegii.
Przede wszystkim jeśli chcesz apostille, NIE zwracaj się z tym do polskiej placówki dyplomatycznej. Placówka dyplomatyczna RP w Norwegii nie legalizuje dokumentów pochodzących z Norwegii.
Poświadczenia norweskich urzędów z reguły są wystawiane w języku angielskim. Przed rozpoczęciem procedury warto upewnić się w polskim urzędzie, czy jest ona konieczna – nie zawsze bowiem jest. Co do zasady jednak, to na ogół norweskie dokumenty stanu cywilnego lub dotyczące kwalifikacji (świadectwa, cyplomy, certyfikaty) powinny nosić poświadczenie apostille. Z reguły zanim uzyskamy poświadczenie u Fylkesmanna, norweski dokument musi zostać podpisany przez miejscowego notariusza.
Czy można to załatwić przez pośrednika?
Ministerstwo Spraw Zagranicznych RP ostrzega, że nie współpracuje z żadnymi podmiotami świadczącymi takie usługi. Co za tym idzie – nie ponosi odpowiedzialności za jakość i cenę takich usług.
Jeśli więc znajdziecie podmiot, który twierdzi, że posiada umowę z MSZ na przeprowadzanie procedury apostille, zachowajcie nieufność wobec takiej usługi.
W razie pytań zapraszamy do kontaktu.
Zdjęcie Joakim Roubert /Pixabay